Vad finns i ett projektomfattningsdokument
••• Jose Luis Pelaez Inc / Getty Images
När du startar ett nytt initiativ är projektomfattningsdokumentet en viktig information för hela ditt team. Den definierar slutprodukten som ska levereras till kunden, när den ska levereras och till vilken kostnad.
I huvudsak definierar detta dokument gränserna för arbetet, så att varje gruppmedlem och kunden förstår vad projektet innebär. Lika viktigt är att de förstår vad det gör inte medföra.
Fördelarna
En beskrivning av projektets omfattning som en gång delas med varje medlem i teamet och projektets kunder är en integrerad del av projektledning. Bland dess fördelar:
- En gemensam förståelse bland alla inblandade om de förväntade egenskaperna, kvaliteten och tidpunkten för projektet
- Ett sätt att kommunicera med andra intressenter i projektet för att få deras stöd och engagemang
- Ett verktyg för att fokusera teamets insatser på det arbete som krävs för att möta kundens behov
Dessutom, om ändringar föreslås som ligger utanför gränserna för den ursprungliga räckvidden, blir uttalandet grunden för att uppskatta och föreslå ändringar. Om ändringarna accepteras av alla intressenter kan omfattningsbeskrivningen revideras.
Komma igång
De projektledare behöver söka input från teammedlemmar, kunder, verkställande sponsor , och andra nyckelintressenter för att förstå och beskriva den nödvändiga produktionen från projektinitiativet. Detta kallas ofta leveransen.
Beskrivningen av leveransen måste innehålla en kostnad eller ett acceptabelt kostnadsintervall för projektet. Den definierar också nyckelfunktionerna som ska inkluderas och tidsramen för leverans.
När kunden, projektledaren, projektgruppen och den verkställande sponsorn kommit överens om detta, måste alla ändringar i projektbeskrivningen göras med hjälp av en noggrant kontrollerad och dokumenterad förändringsprocess.
En kaskadeffekt
När omfattningsbeskrivningen eller dokumentet har kommit överens om, använder varje del av teamet det som grund för sina egna uppskattningar av arbetet, tidpunkten och kostnaderna. Ju mer exakt och korrekt omfattningsbeskrivningen är, desto mer sannolikt är det att arbetslagen kommer att ta fram korrekta uppskattningar och resursbehov.
Uteslutningar kan vara viktiga
Det är inte ovanligt att en projektets omfattning dokument för att lista specifika artiklar som ska uteslutas från leveransen. Till exempel kan en entreprenörs omfattningsdokument för att bygga ett hus föreskriva att miljötillstånd ska erhållas av ägaren och inte är den entreprenör som bygger husets ansvar.
Vad kan gå fel?
Otydlighet är en vanlig källa till projektstress och misslyckande. Ett vagt eller tvetydigt dokument lämnar många frågor öppna för debatt och oinformerade bedömningar. Dessa kan påverka funktionerna, kvaliteten, timingen och kostnaden för projektet.
En annan fallgrop att undvika är känd som 'scope creep'. Om omfattningsangivelsen är vag, frestas kunden att ställa krav som ligger utanför avsikten eller gränserna för de ursprungliga planerna.
Justera omfattningen
Även om täta omfattningsändringar kommer att försena slutförandet av projektet och kan lägga till betydande kostnader, är de ibland nödvändiga och rimliga. Projektledare förlita sig på en 'förändringshantering'-process som identifierar den begärda förändringen, reviderar alla motsvarande tids-, kostnads- och arbetsbelastningsuppskattningar och omvärderar projektet för nya risker med tanke på förändringen.
Projektledaren och den verkställande sponsorn fattar vanligtvis det slutgiltiga beslutet om att ändra omfattningen först när situationen är fullständigt analyserad. Förändringar dokumenteras i en beslutslogg och kommuniceras sedan till den större projektgruppen.