Söker Jobb

Viktiga färdigheter i tidshantering för framgång på arbetsplatsen

•••

PM Images / The Image Bank / Getty Images

InnehållsförteckningBygga utInnehållsförteckning

Vad är tidshanteringsförmåga?
Typer av tidshanteringsfärdigheter
Att prioritera
Schemaläggning
Task Management
Arbetsbelastningshantering
Delegation
Fler färdigheter i tidshantering
Exempel på Time Management på arbetsplatsen

Vad är kompetens för tidshantering och varför är de viktiga på arbetsplatsen? Anställda som sköter sin tid väl är mer produktiva, effektivare och mer benägna att hålla deadlines. De fokuserar på de viktigaste och mest tidskänsliga uppgifterna och begränsar mängden tid som slösas bort på icke väsentliga uppgifter.

Time management färdigheter, som andra mjuka färdigheter , Till exempel organisationsförmåga , är mycket efterfrågade. Arbetsgivare kommer att bedöma din förmåga att hantera din tid och hur effektivt ditt team är för att nå avdelningens mål.

Lär dig mer om tidshanteringsförmåga, förstå varför de är värdefulla på arbetsplatsen, granska de olika typerna av tidshanteringsfärdigheter och se exempel på hur de används på jobbet.

Vad är tidshanteringsförmåga?

Time management innebär både att hantera din egen tid och de andras tid. Tidsplanering innebär att arbeta effektivt och arbetsgivare i alla branscher letar efter personal som kan utnyttja den tid de har på jobbet optimalt. Att spara tid sparar organisationen pengar och ökar intäkterna.

Effektiv tidshantering kräver att personalen analyserar sin arbetsbelastning, prioriterar och bibehåller fokus på produktiva ansträngningar.

Anställda som är utmärkta tidsförvaltare kan eliminera distraktioner och ta stöd från kollegor för att hjälpa till att uppnå sina mål.

Typer av tidshanteringsfärdigheter

Balansen

Att prioritera

Det kan vara omöjligt att göra varje minut som förväntas av dig. Du kanske också vill göra allt på en gång. Men du måste prioritera så att du klarar av de viktigaste uppgifterna i en ordning som är vettig. När du tilldelar prioritet, överväg sådana faktorer som när varje uppgift måste utföras, hur lång tid det kan ta, hur viktigt det kan vara för andra i organisationen, vad som kan hända om en uppgift inte görs och om någon uppgift kan avbrytas av flaskhalsar i processen.

Tilldelning
Hantera förväntningar
Avfallsförebyggande
Prioritera förfrågningar och krav
High Value Activities (HVA)
Prestandarecensioner
Målsättning

Schemaläggning

Schemaläggning är viktigt eftersom vissa uppgifter måste göras vid specifika tidpunkter. Schemaläggning påverkar din dag, din vecka, din månad, såväl som andras arbetsflöde. De flesta har specifika tider på dygnet då de är mer eller mindre produktiva som ett resultat av dagens energinivåer och krav. Scheman kan också vara ett bra sätt att undvika förhalning.

Programvara för schemaläggning
Avsiktligt
Punktlighet
Dela bredare mål i milstolpar
Dela upp milstolpar i projekt

Task Management

Att göra-listor (korrekt prioriterade och integrerade med ditt schema) är ett bra sätt att undvika att glömma något viktigt. De är också ett bra sätt att slippa spendera hela dagen med att tänka på allt du behöver göra. Att komma ihåg uppgifter tar energi och att tänka på allt du måste göra hela veckan kan vara utmattande och överväldigande. Dela upp alla nödvändiga uppgifter i en lista för varje dag, så behöver du inte oroa dig för allt på en gång. Ta bara dina uppgifter en dag i taget.

Proaktiv
Batchning
Skapa dagliga, veckovisa och månatliga att göra-listor
Göra flera saker samtidigt
Grundlighet
Organisation
E-posthantering

Arbetsbelastningshantering

Att stimulera ditt arbete, även om det kan tyckas konstigt att kalla en färdighet, är ett viktigt tidshanteringskoncept. Även om att arbeta långa timmar eller hoppa över pauser ibland kan förbättra produktiviteten på kort sikt, kommer din utmattning senare att säkerställa att din totala produktivitet faktiskt sjunker. Förutom sällsynta nödsituationer är det viktigt att motstå frestelsen att arbeta för mycket. Inkludera nödvändiga pauser och en vettig sluttid i ditt schema.

Att känna till och upprätthålla en optimal arbetsbelastning för dig själv säkerställer konsekvens i din prestation och undviker utbrändhet. Arbetsgivare vill kunna lita på dig på lång sikt.

Processledning
Självsäkerhet
Eliminera avfall
Tar pauser

Delegation

Beroende på vilken typ av arbete du utför kanske du kan delegera vissa uppgifter . Att veta vad och när man ska delegera är en viktig färdighet. Vissa människor motsätter sig delegering, antingen för att de vill behålla kontrollen eller för att de vill spara pengar genom att inte anställa assistenter. Båda tillvägagångssätten skadar i slutändan produktiviteten och ökar kostnaderna.

Kom dock ihåg att om du tränar tidshantering flitigt och fortfarande inte kan få allt gjort, kanske du försöker göra för mycket. Det är bättre att lyckas med ett fåtal uppgifter än att försöka och misslyckas med många.

Söker experthjälp
Moderera möten
Presentation
Lagarbete
Ledarskap
Samarbete
Motivering

Fler färdigheter i tidshantering

Här är mer tidshantering för CV, personliga brev, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på vilket jobb du söker, så se även vår lista över färdigheter listade efter jobb och typ av färdighet .

Revision
Egenvård
Öppenhet
Produktivitetsprogramvara
Kommunikation
Anpassningsförmåga
Hög stresstolerans
Pålitlighet
Uppmärksamhet på detaljer
Deduktivt resonemang
Induktivt resonemang
Kritiskt tänkande
Utvärderar
Pågående förbättring
Riskhantering
Felsökning
Kvalitetssäkring
Projektledning
Konflikthantering
Urskillning
Efterlevnad
Artikulerande
Brainstorming
Effektivitet
Flit
Problemkänslighet

Exempel på Time Management på arbetsplatsen

Den här listan ger exempel på effektiv tidshantering på jobbet.

A - E

Anpassa planer till förändrade omständigheter.
Att avsätta tid för specifika uppgifter.
Analysera processer och välja det enklaste sättet att utföra en uppgift.
Att be om hjälp när man är överväldigad av krav.
Självsäkerhet att säga nej till olämpliga krav som distraherar från centrala uppgifter.
Attackera mer komplexa uppgifter när du har den högsta energin och skarpaste koncentrationerna.
Granskning av hur tiden spenderas.
Undvik överdrivet småprat med kollegor.
Undvika förhalning; agera istället för att oroa sig.
Dela bredare mål i mindre delar och fokusera på ett steg i taget.

Dela upp projekt i hanterbara delar.
Skapa dagliga, veckovisa och månatliga att göra-listor.
Skapa scheman.
Delegera mer rutinuppgifter till personal på lägre nivå.
Ät bra för att behålla energin.
Eliminera tidsslösare.
Träna och delta i andra stressreducerande aktiviteter på fritiden för att maximera energin på jobbet.

F Z

Underlätta effektiva möten; håller sig till tidsramar för möten.
Gruppera liknande uppgifter tillsammans för att begränsa övergångstiden.
Upprätthålla ett organiserat arbetsområde.
Göra flera saker samtidigt ; växlar smidigt från en uppgift till en annan.
Öppenhet för effektivare sätt att göra saker på.
Organisera digitala filer för enkel hämtning.
Planera din dag kvällen innan eller första gången på morgonen.
Prioritera förfrågningar och krav.
Prioritera en lista över projekt och fokusera på mer värdefulla uppgifter med mer omedelbara deadlines.

Punktlighet.
Att lägga mobiltelefoner åt sidan för att eliminera distraktionen av personliga meddelanden om det inte krävs för jobbet.
Granska prestanda och eliminera avvikelser från prioriteringar.
Att sätta dagliga, veckovisa och månatliga mål.
Att sätta realistiska standarder för kvalitet och undvika perfektionism.
Ställa in specifika tider för att svara på e-post.
Ta korta pauser för att återställa energin.
Att trycka på varje papper eller läsa varje e-postmeddelande bara en gång, när det är möjligt.

Hur du får dina färdigheter att sticka ut

Lägg till relevanta färdigheter i ditt CV: För verkställande assistenter och chefer är tidshanteringsfärdigheterna som anges ovan viktiga för inkludera i ditt CV .

Markera färdigheter i ditt personliga brev: När du läser arbetsbeskrivningen noggrant, notera i ditt brev liknande projekt där tidshantering var nyckeln.

Använd skicklighetsord i din jobbintervju: Granska dessa intervjufrågor för tidshantering före dina anställningsintervjuer, så du är beredd att svara med specifika exempel på hur du effektivt hanterar din arbetsbörda.

Artikelkällor

O * NET Online. ' Färdigheter — Time Management .' Åtkomst 16 december 2021.