Söker Jobb

Viktiga presentationsfärdigheter för framgång på arbetsplatsen

Affärskvinna som ger presentation

•••

xavierarnau / Getty Images

InnehållsförteckningBygga utInnehållsförteckning

Oavsett om du är en chef på hög nivå eller en administrativ assistent, är att utveckla dina presentationsfärdigheter ett viktigt sätt att klättra i ett kontorsbaserat jobb. Ledare fattar beslut baserat på information som delas i presentationsformat, och knappast något företag ändrar sig utan att först se en övertygande presentation.

Alla presentationer sker inte på ett formellt möte. Många presentationsfärdigheter är relevanta för en-till-en-konsultationer eller säljsamtal.

Det är viktigt för alla kontorsanställda att veta vilka steg som krävs för att skapa en effektiv presentation och vilka presentationsfärdigheter som är viktigast för arbetsgivare.

Att lyfta fram dessa färdigheter hjälper dig också att sticka ut under ditt jobbsökande.

Vad är presentationsförmåga?

Presentationsförmåga avser alla egenskaper du behöver för att skapa och leverera en tydlig och effektiv presentation. Även om det du säger under en presentation har betydelse, värdesätter arbetsgivare också förmågan att skapa stödmaterial, till exempel bilder. Din potentiella arbetsgivare kanske vill att du ska leverera genomgångar och rapporter till kollegor, genomföra utbildningssessioner, presentera information för kunder eller utföra ett antal andra uppgifter som involverar att tala inför en publik.

Att hålla engagerande och lättförståeliga föredrag är en viktig del av de starka muntlig kommunikationsförmåga som är en jobbkrav för många befattningar.

Presentationsfaser

Varje presentation har tre faser: förberedelse, leverans och uppföljning. Alla presentationsfärdigheter passar in i en av dessa tre faser.

Förberedelse innebär forskning och uppbyggnad av presentationen. Detta kan innebära att skapa hela texten (eller åtminstone skriva anteckningar) och skapa alla bilder och annat stödjande visuellt/ljudmaterial. Du måste också se till att lämplig plats är tillgänglig och korrekt inställd i förväg och att projektorn fungerar (om du behöver en) och ansluter till din bärbara dator. Du kommer också att vilja öva på din presentation så många gånger du behöver för att känna dig bekväm med att leverera den med lätthet och självförtroende inom den tid som avsatts för presentationen.

Färdigheter relaterade till förberedelser inkluderar:

  • Genomför forskning relaterad till ditt presentationsämne
  • Utforma diagram och grafer som visar dina forskningsresultat
  • Lär dig om din publik för att bättre skräddarsy din presentation efter deras behov
  • Skapa digitala bilder
  • Dela upp en presentation i delar av rimlig längd
  • Använda statistik effektivt för att övertyga en publik
  • Inkludera konkreta exempel och berättelser för att illustrera poänger och behålla publikens uppmärksamhet
  • Förbereder åhörarkopior eller digitala referenser så att publiken inte är upptagen med att göra anteckningar
  • Marknadsför presentationer effektivt för att skapa en lämplig publik

Leverans är den del som publiken ser. En bra leverans är beroende av noggrann förberedelse och säker presentation och kräver en egen särprägel kompetens .

Färdigheter relaterade till leverans inkluderar:

  • Ge en uppmärksammad öppning för ett föredrag
  • Ge en sammanfattning av vad som kommer att tas upp för att introducera en presentation och ge sammanhang
  • Använder sig av kroppsspråk och ögonkontakt för att förmedla energi och självförtroende
  • Pausar för att betona nyckelpunkter
  • Modulerande vokalton för betoning
  • Artikulerar tydligt och smidigt
  • Injicera humor
  • Talar med entusiasm och animation
  • Projicera förtroende
  • Sammanfattning av nyckelpunkter i avslutningen
  • Att ställa frågor för att klargöra punkter

Uppföljning inkluderar att bryta ner och lagra all utrustning på rätt sätt, kontakta eventuella publikmedlemmar som du samtyckt till att kommunicera vidare med och be om, samla in och analysera feedback. I vissa presentationer kan du samla in information från publikmedlemmar – som namn och kontaktinformation eller ifyllda undersökningar – som du också måste organisera och lagra.

Färdigheter relaterade till uppföljning inkluderar:

  • Skapa ett utvärderingsformulär för att få feedback från deltagare
  • Tolka feedback från utvärderingar och modifiera innehåll och/eller leverans för framtida presentationer
  • Organisera en databas med deltagare för framtida presentationer
  • Intervjua nyckeldeltagare för att få ytterligare feedback
  • E-posta presentationsbilder till deltagarna

Typer av presentationsfärdigheter

Analytisk

De bästa presentatörerna förbättrar ständigt sina färdigheter. För att bli bättre måste du kunna se ärligt på din prestation, bedöma feedbacken du får och ta reda på vad du behöver göra för att förbättra. Det tar analytiskt tänkande .

Ännu viktigare är att du måste ha ett fast grepp om den information du ska kommunicera till andra. Du måste analysera din publik och vara beredd att tänka snabbt om du ställer frågor som tvingar dig att visa att du är fullt medveten om materialet och dess implikationer.

  • Problemkänslighet
  • Rapportering
  • Undersökande
  • Optimering
  • Prediktiv modellering
  • Problemlösning
  • Omstrukturering
  • Strategisk planering
  • Integration
  • Processledning
  • Pågående förbättring
  • Diagnostik
  • Dissekera
  • Utvärderar
  • Dom

Organisation

Du vill inte vara den person som spenderar hälften av sin presentationstid på att försöka hitta en kabel för att ansluta sin bärbara dator till projektorn. Många saker kan gå fel precis innan en presentation, och de kommer förmodligen att göra det, om du inte gör det organiserad .

Presentationsförberedelser innebär också att hålla reda på anteckningar, information och start-/stopptider.

En presentation som är över på halva tiden är problematisk, liksom en som är för långrandig.

Slutligen kommer du att vilja korrekturläsa och finjustera allt material du planerar att använda för presentationen.

  • Evenemangsplanering
  • Revision
  • Benchmarking
  • Prioritering
  • Journalföring
  • Schemaläggning
  • Uppmärksamhet på detaljer
  • Snabbt tänkt

Icke-verbal kommunikation

När du talar till en publik kan sättet du presenterar dig på vara lika viktigt som hur du presenterar din information. Du vill verka självsäker och engagerande. Du kan göra detta genom bra hållning, användning av handgester och genom att få ögonkontakt med publiken. Öva din icke-verbal kommunikation genom att filma dig själv göra en övningspresentation och observera ditt kroppsspråk noggrant.

  • Aktivt lyssnande
  • Lager
  • Balans
  • Förtroende
  • Emotionell intelligens
  • Respekt
  • Underlätta gruppdiskussion
  • Medvetenhet om etnisk, politisk och religiös mångfald

Presentationsprogramvara

Microsoft PowerPoint är den dominerande programvaran som används för att skapa visuella hjälpmedel för presentationer. Lär dig att använda det väl, inklusive specialfunktionerna utanför grundläggande mallar som verkligen kan ge en presentation liv. Även om någon annan förbereder ditt bildspel åt dig, hjälper det att veta hur man använder programvaran vid ändringar i sista minuten.

Tala inför publik

Du måste verka bekväm och engagerande när du talar inför en livepublik, även om du inte är det. Detta kan ta år av övning, och ibland tala inför publik är bara inte för vissa människor. En obekväm presentatör är en utmaning för alla. Lyckligtvis kan förmågan att tala inför publik förbättras med övning.

  • Artikulation
  • Engagemang
  • Bedöma publikens behov
  • Konsultverksamhet
  • Hantera svåra frågor
  • Att kontrollera prestationsångest
  • Memorering
  • Modulerande vokalton

Forskning

Forskning är det första steget i att förbereda de flesta presentationer och kan sträcka sig från en flerårig process till att spendera 20 minuter online, beroende på sammanhang och ämne. Åtminstone måste du tydligt kunna rama in forskningsfrågor, identifiera lämpliga informationskällor och organisera dina resultat.

Muntlig kommunikation

Att tala inför publik är en form av muntlig kommunikation , men du behöver andra formulär för att ge en bra presentation. Specifikt måste du veta hur du svarar på frågor. Du bör kunna förstå frågor som ställs av din publik (även om de är konstiga eller dåligt formulerade) och ge respektfulla, ärliga och korrekta svar utan att gå utanför ämnet.

  • Aktivt lyssnande
  • Fokus
  • Empati
  • Hantera svåra frågor
  • Självsäkerhet
  • Rådgivning
  • Bekräftelse
  • Uttalande

Skrivande

Du kanske behöver eller inte behöver ett skrivet manus, men du måste förplanera vad du ska säga, i vilken ordning du ska säga det och på vilken detaljnivå. Om du kan skriva en sammanhållen uppsats kan du planera en presentation.

  • Grammatik
  • Stavning
  • Ordförråd
  • Korrekturläsning
  • Bygga konturer
  • Anteckna
  • Dokumentuppmärkningar

Mer presentationsförmåga

  • Sammanfattande
  • Försäljning
  • Övertalning
  • Ge anekdoter för att illustrera en poäng
  • Humör
  • Träning
  • Övar
  • Designa åhörarkopior
  • Erkänna och bemöta invändningar
  • Ställa undersökande frågor för att få fram mer detaljer om specifika problem
  • Ta emot kritik utan försvar
  • Att avstå från att prata för ofta eller avbryta andra
  • Förutse andras oro
  • Produktkunskap
  • SWOT-analysformat
  • Stödja påståenden med bevis
  • Flerspråkig
  • Kontrakt
  • Arbeta med recensenter
  • Konsistens
  • Utveckla och underhålla standardoperativa rutiner (SOP)
  • Utveckla en propositionsförklaring
  • Kreativitet
  • Logik
  • Skapa och hantera förväntningar
  • Motivering
  • Coaching

Hur du får dina färdigheter att sticka ut

INKLUDERA FÄRDIGHETER PÅ DITT CV: Om tillämpligt kan du nämna dessa ord i din sammanfattning av CV eller rubrik .

FLYTTA FÄRDIGHETER I DITT ANSVARSBREV: Nämn en eller två specifika presentationsfärdigheter och ge exempel på tillfällen då du visade dessa egenskaper på arbetsplatsen.

VISA DINA PRESENTATIONSFÄRDIGHETER I JOBBINTERVJUER: Under intervjuprocessen kan du bli ombedd att ge en exempelpresentation. I det här fallet vill du förkroppsliga dessa färdigheter under presentationen. Du kommer till exempel att vilja visa dina muntliga kommunikationsförmåga genom att tala klart och koncist under presentationen.

Artikelkällor

  1. PennState. ' Steg för att förbereda en presentation .' Åtkomst 17 april 2020.