Färdigheter Och Nyckelord

Viktiga administrativa färdigheter som arbetsgivare värdesätter

Administrativ assistent på telefon

••• x-reflexnaja / iStock / Getty Images Plus

InnehållsförteckningBygga utInnehållsförteckning

Jobbkandidater med starka administrativa färdigheter är mycket efterfrågade på jobb i praktiskt taget alla branscher.

Människor med dessa färdigheter hjälper till att upprätthålla ett smidigt skött kontor samtidigt som de stödjer insatserna från både deras handledare och intressenter. Utan dem kan ett företag snabbt bli kaotiskt, vilket hindrar produktiviteten och resulterar i missnöjda anställda. Individer i administrativa befattningar ska kunna hantera många rörliga delar och utmanande situationer samtidigt.

Om du vill öppna dig för lönehöjningar och befordran är det klokt att utveckla extraordinära administrativa färdigheter.

Vad är administrativa färdigheter?

Administrativa färdigheter är de som är relaterade till att driva ett företag eller hålla ett kontor organiserat, och de behövs för en mängd olika jobb, allt från kontorsassistenter till sekreterare till kontorschefer.

Anställda i nästan alla branscher och företag behöver starka administrativa färdigheter. Dessa färdigheter är höga överförbar , vilket innebär att samma förmågor som används på ett företag som specialiserat sig på fastigheter kommer att vara relevanta och behövas på ett teknikföretag också.

Personer med administrativ kompetens erbjuder det stöd som gör det möjligt för företag att lyckas med sitt kärnuppdrag, oavsett om det är att betjäna kunder eller sälja widgets. Tekniska färdigheter, såsom förmåga att använda program som Microsoft Office, är viktiga i administrativa jobb. Men så är det också mjuka färdigheter , såsom kommunikation och organisatoriska förmågor.

Typer av administrativa färdigheter

Viktiga administrativa färdigheter

Balansen

Ta en titt på följande lista över viktiga administrativa färdigheter som de flesta arbetsgivare söker hos kandidater. Den innehåller också underlistor över relaterade administrativa färdigheter.

Utveckla dessa färdigheter och betona dem i jobbansökningar, CV, personliga brev och intervjuer. Att visa att du har den specifika kompetens företaget söker kommer att hjälpa dig att bli anställd och befordrad.

Kommunikation

Muntlig kommunikation

Kommunikation är en kritisk administrativ mjuk skicklighet . Administrativa anställda måste ofta interagera med arbetsgivare, personal och kunder, antingen personligen eller per telefon. Det är viktigt att de talar tydligt och högt och håller en positiv ton.

Lyssnande

Att vara en bra kommunikatör innebär också att vara en bra lyssnare . Du måste lyssna noga på chefer, andra anställda och kunders frågor och funderingar.

Skriftlig kommunikation

Skriftlig kommunikation är också oerhört viktigt. De flesta administrativa tjänster innebär mycket skrivande. Administrativa anställda uppmanas ofta att skriva en mängd olika dokument, inklusive PM till sina arbetsgivare, kopior till företagets webbplats eller e-postmeddelanden till personal eller kunder. Det måste de kunna skriva tydligt, korrekt och professionellt .

Andra kommunikationsuppgifter och färdigheter inkluderar:

  • Svara i telefoner
  • Affärskorrespondens
  • Ringer kunder
  • Kundrelationer
  • Kommunikation
  • Korrespondens
  • Kundservice
  • Rikta kunder
  • Redigering
  • E-post
  • Arkivering
  • Hälsningar till kunder
  • Hälsningar anställda
  • hälsar besökare
  • Interpersonell
  • Lyssnande
  • Muntlig kommunikation
  • Presentation
  • Public relations
  • Tala inför publik
  • Receptionist
  • Stenografi
  • Lagarbete
  • Skrivande
  • Skriftlig kommunikation

Teknologi

Administrativa anställda måste använda en mängd olika tekniska verktyg, allt från Microsoft Office Suite till WordPress till schemaläggningsprogram online. De måste också använda, och ofta underhålla, kontorsutrustning som fax, skannrar och skrivare.

Här är en lista över andra tekniska kunskaper eller färdigheter som krävs för administrativa anställda:

  • Dator
  • Desktop Publishing
  • Dokumenthantering
  • Faxa
  • Internet
  • Upprätthålla kontorsregister
  • Microsoft Office
  • Kontors material
  • Beställa kontorsmaterial
  • Orderhantering
  • Syn
  • QuickBooks
  • Journalföring
  • Forskning
  • Köra kontorsmaskiner
  • programvara
  • Kalkylblad
  • Tid & fakturering
  • Transkription
  • Skriver
  • Skriva från diktering
  • Förberedelse för videokonferens
  • Röstbrevlåda
  • Ordbehandling

Organisation

Administrativa jobb av alla slag kräver starka organisatoriska färdigheter att jonglera med många uppgifter. Administrativ supportpersonal måste hantera olika kalendrar, schemalägga möten och hålla kontoret igång effektivt.

Här är organisatoriska färdigheter som behövs för administrativa jobb:

  • Noggrannhet
  • Mötesinställning
  • Uppmärksamhet på detaljer
  • Fakturering
  • Bokföring
  • Kalender & Docketing
  • Prästerlig
  • Effektivitet
  • Arkivering
  • Lager
  • Juridisk förtrogenhet
  • Göra flera saker samtidigt
  • Kontorsadministration
  • Office Management
  • Sortering och leverans av post
  • Tidsplanering
  • Researrangemang

Planera

En annan viktig administrativ färdighet är att kunna planera och schemalägga saker i förväg. Detta kan innebära att hantera någons möten, skapa en plan för när anställda är sjuka eller utveckla kontorsrutiner. En administratör måste kunna planera i förväg och förbereda sig för eventuella kontorsproblem.

Här är andra planeringsrelaterade färdigheter som administrativa jobb kräver:

  • Analytisk
  • Kommunicera
  • Utvärderar
  • Evenemangskoordinering
  • Målsättning
  • Genomförandeåtgärder
  • Boka möten
  • Mötesplanering
  • Övervakningsåtgärder
  • Organiserad
  • Förutsäga
  • Att prioritera

Problemlösning

Problemlösning och kritiskt tänkande är viktiga för alla administrativa befattningar. Administratörer är ofta den bästa personen som personal och klienter söker för hjälp med frågor eller problem. De måste kunna höra en mängd olika problem och lösa dem med hjälp av kritiskt tänkande.

Här är de färdigheter i problemlösning och kritiskt tänkande som behövs:

  • Bestämd
  • Kundrelationer
  • Samarbete
  • Kritiskt tänkande
  • Beslutsfattande
  • Medarbetarrelationer
  • Målinriktad
  • Genomförande
  • Problemlösning
  • Medling
  • Kontorskoordinering
  • Forskning
  • Övervaka
  • Lagarbete
  • Träning
  • Felsökning

Fler administrativa färdigheter

Här finns ytterligare administrativa färdigheter för CV, personliga brev, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på vilket jobb du söker, så se även vår lista över färdigheter listade efter jobb och typ av färdighet .

  • Dynamisk
  • Utrustningshantering
  • Arkivering
  • Flexibilitet
  • Behåll fokus
  • Organisatorisk
  • Patient
  • Trevlig
  • Professionalism
  • Rådighet
  • Själv motivation
  • Strategisk planering
  • Ta initiativ
  • Skriftlig kommunikation

Granska CV och följebrevsprover

Granska exempel på ett CV och personligt brev för en administrativ tjänst.

Hur du får dina färdigheter att sticka ut

LÄGG TILL RELEVANTA FÄRDIGHETER TILL DITT CV: Inkludera de termer som är närmast relaterade till jobbet i ditt CV, särskilt i beskrivningen av din arbetshistoria.

FLYTTA FÄRDIGHETER I DITT ANSVARSBREV: Införliva dina administrativa färdigheter i din Personligt brev . Inkludera en eller två färdigheter och ge specifika exempel på tillfällen då du visade dessa egenskaper på jobbet.

ANVÄND FÄRDIGHETSORD UNDER JOBBINTERVJUER: Du kan också använda dessa ord i dina anställningsintervjuer. Var beredd att ge exempel på hur du har använt var och en av dessa färdigheter när du svarar på administrativa intervjufrågor .