Hur man utfärdar en verbal varning för dålig prestanda

••• Gary Burchell / Getty Images

Arbetsledare utfärda en muntlig varning när en anställds dåliga prestationer motiverar en disciplinär åtgärd som är strängare än tillsynsrådgivning och coachning . Syftet är att få medarbetarens uppmärksamhet när normala chefsdiskussioner, möten och förslag inte har haft någon gynnsam effekt.

Dokumentera en verbal varning

Den muntliga varningen är dokumenterad av arbetsledaren i sina informella anteckningar om de insatser som gjorts för att hjälpa medarbetaren att förbättra sig.

Om den muntliga varningen inte är dokumenterad, med den anställdes signatur som anger att de har tagit emot den, kan den lika gärna inte existera.

Den muntliga varningen skulle vara svår att bevisa under eventuella progressiva disciplinvarningar eller framtida rättstvister. Men det har också en annan fördel: anställda tenderar också att ta all dokumenterad kritik av sin prestation till sitt hjärta.

Denna muntliga varningsdokumentation medföljer alla andra skriftlig dokumentation som arbetsledaren upprätthåller—såsom anställdas mål, framsteg, backupinformation för den anställdes prestationsutvecklingsplan (PDP) eller utvecklingssamtal , och så vidare.

Dessa anteckningar är inte en del av en anställds personalakt; de är privat tillsynsdokumentation av en anställds prestation. Om den anställdes prestation så småningom motiverar uppsägning, kan dock det muntliga varningspapperet hamna i den anställdes personalakt som en backup för att bevisa formella progressiva disciplinära åtgärder.

Prestanda som motiverar en verbal varning

Flera typer av beteende kan få en chef att vilja använda en verbal varning. Vanliga är tid som spenderas på jobbet eller brist på sådan: En anställd är konsekvent försenad till jobbet, lämnar arbetet tidigt eller arbetar inte det antal timmar som krävs.

Andra prestandaproblem:

Den anställde misslyckas med att slutföra uppdrag i tid på grund av förhalning och dålig planering.
Den anställde interagerar negativt med medarbetare eller kunder.
Utan anledning misslyckas medarbetaren med att samla in viktig säkerhetskopieringsinformation och forskning som är nödvändig för att på ett adekvat sätt studera och presentera lösningar på ett problem eller en process som behöver förbättras.
Den anställde pratar flippat och otäckt med chefen.

Steg efter den verbala varningen

Den muntliga varningen följs i allmänhet, i disciplinära åtgärder, av en skriftlig muntlig varning som påbörjar dokumentationen av disciplinära åtgärder i den anställdes personalakt . Den skriftliga muntliga varningen ger början på den dokumentation som krävs för en organisation sparka en anställd .

Sedan, om en anställds prestation inte förbättras under en serie av disciplinära åtgärder , har arbetsgivaren juridiskt dokumenterat de åtgärder som vidtagits för att hjälpa en anställd att förbättra och behålla anställningen under hela processen. Arbetsgivaren har också visat att de vidtog nödvändiga åtgärder för att hjälpa en anställd att förbättra sig och att den efterföljande disciplinära åtgärden inte var godtycklig.

Även om stegen i disciplinära åtgärder, inklusive en verbal varning, skiljer sig från företag till företag – och till och med inom ett företag, beroende på vilken typ av bristande prestation som är – är en verbal varning en negativ händelse. Den anställdes prestation är på en nivå som arbetsgivaren bedömer kräver disciplinära åtgärder.

I enlighet med policyn för disciplinära åtgärder som beskrivs i handbok för anställda , kan en verbal varning vara det första, sista eller det enda steget som krävs innan uppsägning av anställning , beroende på hur allvarligt det uteblivna resultatet eller den utlösande händelsen är. Av denna anledning bör personalhandböcker förbli vaga när det gäller om en formell progressiv disciplinär åtgärd alltid följs.

Om en arbetsgivare har möjlighet att säga upp den anställde från jobbet mycket tidigare är det oftast en fördel. Du vill inte att en anställd hänger runt om de har en inverkan på de andra anställdas arbete och moral, eller om de aktivt stör framsteg på arbetsplatsen.